ATELIERS A DISTANCE : POURQUOI ?
Vous vous posez des questions sur ce qui fait la pertinence et la réussite des ateliers à distance ( ou remote workshops) ? Quels avantages réels par rapport à un atelier en présentiel ?
Vous vous demandez peut être aussi quel est l’intérêt des espaces de travail digitaux connectés, ou des “digital workplace” ?
Du gain de temps, à l’amélioration de la collaboration, il y a quelques raisons pour lesquelles les ateliers collaboratifs à distance peuvent être un excellent choix.
Si vous avez une préférence absolue et inébranlable dans les ateliers collaboratifs présentiels, vous avez peut-être manqué quelque chose. Bien sur la crise sanitaire a fortement accéléré tant le management distanciel, que ce mode collaboration à distance. Mais ceci est l’arbre qui cache une révolution des modes de travail et de management .
Voici les 7 avantages des ateliers collaboratifs à distance qui pourraient vous surprendre…
ATELIERS A DISTANCE : 3 RAISONS D'EN FAIRE PLUS
1. Ils peuvent faire gagner beaucoup de temps
Les ateliers à distance vous permettent de créer des espaces collaboratifs communs et de travailler rapidement. Ceci sans avoir perdre du temps à vous déplacer lorsque vous avez des équipes sur plusieurs sites.
Plus que ces bonnes raisons, vous pouvez aussi préparer à l’avance votre atelier et tous les supports d’animation de n’importe quel endroit. Tout peut être pensé à l’avance sans mauvaise surprise au dernier moment. De la même manière vous pouvez partager et projeter rapidement la méthode utilisée, et même la dupliquer sur plusieurs salles.
De même, vous gagnez du temps aprés vos ateliers . Pourquoi ? Car vous numérisez tous vos travaux collaboratifs (user story, cartographie, brainstorm, priorisation…) et en conservez un support numérique. Sans perdre des heures à recopier des post it ( ouf !).
Vous voulez vous souvenir de ce que le facilitateur a conseillé ? … Il suffit d’appuyer sur « replay » !
2. Les ateliers collaboratifs à distance sont souvent plus efficaces
Grâce à une plus grande agilité , les projets à distance peuvent rendre les équipes jusqu’à 17 % plus efficaces ( étude du cabinet Forrester -2021)
Plus efficace aussi car le fonctionnement d’un atelier à distance fait que l’on passe beaucoup moins de temps à argumenter et contre argumenter sur des avis. Et davantage à collaborer et co-construire.
Vous devez décider ? Sauvez du temps et passez au « vote gommettes », beaucoup plus efficace que de longs arbitrages …
Prenons l’exemple d’une de nos interventions pour BIC. Plus de 4 équipes sur 4 continents ont travaillé parallèlement sur 4 sujets. En 3 heures d’atelier plus de 35 propositions ont émergées et ont été partagées lors d’une restitution dans une séance plénière.
A final 3 propositions furent priorisées et votées par 40 personnes pour une mise action. Combien de temps aurait-il fallu en présentiel ?
3. Ils peuvent décupler l’implication des participants !
Les grandes ou grosses voix peuvent étouffer les petites dans les ateliers. Ce qui limite souvent le potentiel d’un atelier, car ce sont les supérieurs hiérarchiques qui peuvent dominer les débats. Et finalement l’ouverture et la collaboration sont bridées.
Nous avons remarqué que ce problème est moindre dans les collaborations virtuelles. Avec une expression double, à la fois écrite et orale, et des timings controlés ( time boxing), les temps de paroles sont mieux respectés. Et les participants sont plus ouverts au partage d’idées, et donc impliqués…
La création de plusieurs équipes est également facilitée par le digital ( création de sous-salles virtuelles), et la confrontation positive des idées, solutions, propositions est décuplée …
MAIS IL Y A ENCORE PLUS ....
4. Le prototypage et l’expérimentation sont plus rapides
D’après notre expérience, la collaboration à distance permet d’organiser des sessions plus courtes et aussi plus fréquentes.
Ce qui favorise la créativité, et l’expérimentation.
Par ailleurs les espaces collaboratifs digitaux ( digital workplace) facilitent énormément le passage des concepts au concret par la création de prototypes en mode collaboratif.
Car on utilise des outils qui permettent de concrétiser, créer des scénarios, visualiser le futur, créer des fictions ( design fiction), des blue prints de futurs services, des maquettes et plus encore.… Ceci en temps réel !
5 . La mise en réseau de profils géographiquement éloignés est unique
Les ateliers d’innovation permettent de faire collaborer des profils qui ne travailleraient pas ensemble en temps normal. Autrement dit, il sera plus facile de réunir des personnes à l’agenda chargé pour un atelier à distance qu’en mode physique.
La flexibilité accrue signifie que les parties prenantes sont plus susceptibles de libérer leur temps et dire « oui » pour 2 heures d’atelier que 4 heures avec un déplacement physique.
6. Avec un espace digital de management visuel, le futur est déjà là !
La plupart des ateliers collaboratifs peuvent devenir distanciels et digitaux. Avec ces outils de management visuels la collaboration est fortement décuplée. Plus encore, le distanciel facilite :
- l’analyse des problèmes
- le partage de vision et l’alignement des équipes
la visualisation (d’analyse, de cartographie, de blueprint, de persona, de solutions & idées, de stories, …)
- la créativité et le protypage
- la priorisation et le vote collectif …
En fin de compte, c’est une nouvelle manière d’ouvrir les potentiels de chacun comme des équipes …
CETTE RAISON LA SEDUIRA VOTRE DAF ET DRSE....
7. Réduction des coûts et de l’empreinte carbone
Travailler à distance signifie moins d’avions, de trains ou métro et d’automobiles – et les émissions de carbone qui en découlent.
Imaginez l’animation de séminaires ou d’ateliers réunissant des équipes internationales et le budget qui va avec.
Vous allez avoir de nouveaux amis à la direction RSE et des achats !
Quels outils collaboratifs choisir POUR Sa "digital workplace" ?
Il existe plusieurs outils digitaux possibles de collaboration pour nous aider à décupler le potentiel collaboratif des équipes.
Nous ne parlons pas ici de messageries sociales d’entreprises ( intranet) qui favorisent la collaboration ( MicrosoftTeams, Lumapps, Powell..) mais des outils pour animation d’ateliers collaboratifs. En fonction des besoins, on pourra choisir le plus adapté comme par exemple Mural, Miro, iObeya , Klaxoon, Jamboard, Yambla …
Outils de co-création digitaux : qui fait quoi ?
Mural : Qu’il s’agisse de management, de design, de marketing, cet espace de travail il comporte une belle bibliothèque de canevas qui peuvent vous donner des idées pour lancer des ateliers à distance efficaces.
Il propose aussi des méthodes pour la collaboration : méthodes agile, cartographie, customer journey, cartes de stratégie, matrices, conceptualisation, storyboards, roadmaps….
Cet outil collaboratif permet de créer autant d’espaces que voulus, de recevoir des PDF de ses productions. Et aussi il permet de voter pour prioriser ou utiliser des timers pour les sprint
Miro : Assez proche de Mural il comprend aussi de nombreux canevas types, y compris pour la gestion de projet ( kanban, ..), le design ( stake holder map, …), la créativité, qui fonctionnent en collaboration ou de manière asynchrone.
Ses avantages sont des fonctionnalités très bien pensées comme la duplication très simple d’espaces ( frames) ou de templates déjà désignés avec plus de 100 post it, la duplication de colonnes ou lignes sans effort, des API pour imports d’éléments extérieurs etc…
Klaxoon : c’est un outil collaboratif et de management visuel qui a récemment étendu son offre initiale de sondages et quiz en live à des tableaux blanc partagés pour investir le management visuel, permettre de faire des rituels de réunion équipe.
Il autorise aussi la réalisation de différents types de sessions d’idéation, et de votes en groupe et à distance.
iObeya : iObeya est un outil de gestion de projets provenant de la numérisation des obeyas (“grandes salles” en japonais) qui appliquent la pratique Lean de management visuel. Ces obeyas ont été créées par l’entreprise Toyota dans le but de diriger des réunions courtes, et ritualisées.
Plus orienté sur le management que les précédents, il posséde une bibliothèque d’ateliers collaboratifs en ligne dont la force sont les rituels de management.
Jamboard : un outil simple pour faire des brainstormings en ligne, et accessible depuis la suite Google…
Bref, vous l’aurez compris, vous avez l’embarras du choix.
Et pourquoi pas faire appel à une aide extérieure ?
Besoin de penser votre première session collaborative à distance ? D’établir une méthodologie de design collaboratif pour votre projet ? Ou simplement de parler de votre prochaine animation de séminaire orienté expérience clients ?
Les équipes de Different Factory sont prêtes à vous écouter ….
Les Connecteurs de Different FactorY
